Akadeemia töötleb vastutava töötlejana akadeemiasse tööle või teenistusse kandideerivate (edaspidi kandideerija) isikuandmeid. Akadeemia töödeldavate isikuandmete koosseis sõltub kandideerimisnõuetest. Akadeemia töötleb vastutava töötlejana peamiselt kandideerijate järgmisi isikuandmeid:
- tuvastamiseks vajalikud andmed, eelkõige ees- ja perekonnanimi ning sünniaeg, isikukood;
- kontakteerumiseks vajalikud andmed: e-posti aadress, telefoninumber ja postiaadress;
- töölevõtmiseks vajalikud andmed, näiteks vastavale teenistuse vastavust kirjeldavad andmed, samuti hariduse, täienduskoolituse ja töökogemuse ning teadus- ja arendustegevuse andmed, sealhulgas teadustööde loetelu;
- andmed kodakondsuse ning vajaduse korral Eestis elamise ja töötamise seaduslike aluste kohta.
Akadeemia lähtub tööle kandideerijate isikuandmete töötlemisel järgmistest põhimõtetest:
- isiku sobivuse hindamisel arvestatakse kandidaadi enda avaldatud teavet, kandideerimise protsessis läbiviidud sobivuse hindamise tulemustest või avalikest allikatest saadud infost;
- eeldatakse, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatega võib akadeemia suhelda, soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks ning soovitajad on nõustunud, et akadeemia võib nende poole teabe saamiseks pöörduda;
- kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid on akadeemia tema kohta kogunud, kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi-vastuväiteid;
- akadeemia ei avalda teiste kandidaatide andmeid;
- akadeemia säilitab mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid vaidlustamistähtaja jooksul (üks aasta) ning neid isikuandmeid võib kandideerinu nõusolekul kasutada tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks;
- kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.
Seaduses nimetatud juhul (politsei ja piirivalve seadus, vangistusseadus, päästeteenistuse seadus) peab kandideerija läbima taustakontrolli ja tervisekontrolli. Taustakontrolli raames töödeldakse isikuandmeid
politsei ja piirivalve seaduse § 42, § 759,
vangistusseaduse § 114,
päästeteenistuse seaduse § 7 kohaselt ning tervisekontrolli tegemisel töödeldakse isikuandmeid lähtuvalt politsei ja piirivalve seaduse §-st 71, vangistusseaduse §-st 146 ja päästeteenistuse seaduse § 7 lõikest 4. Tausta- ja tervisekontrolli tulemuste töötlemise õiguslikuks aluseks on seaduses sätestatud juriidilise kohustuse täitmine. Taustakontrolli raames töötleb isikuandmeid Politsei- ja Piirivalveamet või Justiitsministeeriumi vanglate osakond või vangla. Tervisekontrolli raames töötleb isikuandmeid akadeemiaga sõlmitud lepingu kohaselt töötervishoiuarst. Taustakontrolli ja tervisekontrolli tulemusest teavitatakse akadeemiat.
Kui äraütleva vastuse saanud kandideerija annab eraldi nõusoleku, võib akadeemia teha talle ettepaneku osaleda mõnel järgmisel akadeemia välja kuulutatud konkursil. Äraütleva vastuse saanud kandideerija dokumente säilitab akadeemia õigustatud huvi alusel võimalike õigusvaidluste lahendamise eesmärgil ühe aasta alates äraütlevast otsusest.
Kandideerijate eelvaliku tegemiseks võib akadeemia kasutada psühhomeetrilisi või muid teste (näiteks vaimse võimekuse test ja isiksusetest, kirjalikud kaasused). Samuti võib akadeemia akadeemiliste töötajate puhul korraldada konkursikomisjoni poolt hinnatavaid näidisloenguid. Testi tegemisest või näidisloengu läbiviimisest teavitatakse kandideerijat eelnevat. Akadeemia ei tee kandideerijate kohta otsuseid, mis põhinevad üksnes automatiseeritud töötlusel.
Töötajate ametkohad täidab akadeemia üldjuhul avaliku konkursi korraldamisega. Tugitöötajate töölevõtmisel tutvuvad kandideerimisdokumentidega ainult töölevõtu protsessis osalevad töötajad. Akadeemiliste töötajate kandideerimisdokumentidega tutvuvad töölevõtu protsessis osalevad töötajad ja nõukogu ja konkursikomisjoni liikmed. Konkursi korraldamisel lähtub akadeemia nõukogu kinnitatud akadeemiliste töötaja karjääri korraldusest, politsei ja piirivalve seaduses, päästeteenistuse seaduses, vangistusseaduses ning avaliku teenistuse seaduses sätestatud vastavale teenistuskohale sätestatud nõuetest.
Kandidaatide isikuandmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sealhulgas pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.
Akadeemia töötleb kandideerija isikuandmeid mitmes infosüsteemis: dokumendihalduse infosüsteemis DELTA, Talendipangas ning Office 365 ja MS Teamsis.